۱-افروز شاکری
۲-محمد سلیمانی
شماره تماس:37927011
شرح وظایف دبیرخانه و دفتری
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- ثبت نامه های وارده و صادره در سازمان الکترونیک
- کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن
- تحویل نامه های صادره به نامه رسان وکنترل آن
- اسکن پرونده های استخدامی کارکنان انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی
- همکاری با مسئول دفتردر زمینه آماده کردن سوابق و پرونده ها و گزارش های مربوطه
- تهیه گزارش های مورد نیاز برای مقام مافوق
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
- کسب خط مشی و دستور العملهای لازم از مافوق.
- انجام تمام یا بخشی از فعالیتهای زیر از طریق سیستم رایانه
- ثبت نامه های وارده از طریق رایانه یا دفاتر مربوطه،ذکرشماره،کدواحدگیرنده نامه ها،تاریخ ثبت نامه ها در دفتر و عنوان فرستنده آن .
- ثبت شماره نامه های صادره عطفی در رایانه یا دفترمربوطه در مقابل نامه های وارده.
- ثبت خلاصه نامه و شماره آن در دفتر مربوطه با رایانه .
- ثبت شماره برروی نامه های صادره و وارده
- تفکیک و توزیع نامه های صادره و وارده به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
- حفظ و نگهداری نامه اوراق اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط روش تعیین شده.
- همکاری در پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها.
- پاسخگویی مناسب و شایسته ارباب وجود در حدود وظایف محوله.
- ثبت اوراق در پرونده های مربوطه و جایگزین نمودن آنها.
- تهیه گزارش از فعالیت ها پیشرفت ها و مشکلات جهت مافوق.
- ارتقا دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه.
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان.
شرح وظایف نامه رسان
- دریافت مکاتبات، نشریات، نامه‌های اداری، مدارک و احکام، دعوتنامه‌ها، و سایر مستندات و ثبت در دفتر رسید
- ثبت کلیه نامه های ارسالی صادره در دفاتر مربوطه
- پاکت کردن نامه های ارسالی صادره
- توزیع و تحویل مکاتبات و مستندات به گیرندگان آنها و دریافت رسید حسب نیاز
- عودت مستندات و نامه هایی که بنا بر دلایلی به گیرندگان مربوطه تحویل نشده است
- پیگیری پست نامه و امانات پستی و دریافت رسید
- پیگیری تخلیه و دریافت نامه های صندوق پستی جهاد در اداره پست
- توزیع نشریات و مجلات بین مدیران و واحدهای مربوطه
- انتقال و تحویل بسته ها و محموله های پست سفارشی به باربری ها، ادارات پست و فرودگاه
- توزیع دعوتنامه ها و کارت های تبلیغاتی بین واحد های مجموعه
- بسته بندی اسناد، مدارک و مکاتبات جهت ارسال به مخاطبین داخلی و خارجی
- بردن برخی از نامه ها و قراردادها به سایر سازمانها جهت گرفتن امضاء
- پیگیری و هماهنگی دریافت و توزیع اسناد، مدارک، مکاتبات و ... از/به واحدها و سازمان های مرتبط
- پیگیری تمدید اعتبار دستگاه نقش تمبر از طریق اداره پست
- انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق